Como calcular o valor do km rodado para reembolso de gasolina

Quais os custos envolvidos?

Para oferecer um reembolso com base na quilometragem percorrida, o gestor de uma empresa deve considerar os seguintes custos associados ao veículo:

• Combustível
• Manutenção;
• Limpeza;
• Depreciação;
• IPVA, seguro e licenciamento (taxas anuais).

É importante lembrar que apenas o combustível deve entrar no cálculo se o carro for da própria organização. Além disso, a despesa é uma compensação ao profissional e não pode fazer parte do salário fixo.

Quais as variáveis?

Antes de começar, é importante ter em mãos informações como o modelo e o ano de fabricação para saber o seu consumo de combustível, valor dos impostos, custo de manutenção e depreciação.

Então, confira a lista abaixo das variáveis para o cálculo:

1. Defina uma categoria padrão para o carro: um modelo padrão de categoria do veículo pode facilitar o cálculo do valor final das despesas, afinal carros de entrada, esportivos e de luxo podem ter critérios semelhantes de despesa com consumo de combustível, manutenção e impostos.
2. Estabeleça uma média de km rodado: para fazer projeções futuras de gastos, é preciso saber quanto você consome por quilometragem em um determinado período do ano. Você pode definir um determinado valor por mês ou por ano e colocar como uma despesa fixa para a empresa.

Quais as despesas devem ser incluídas no cálculo?

1. Combustível

Ao definir a categoria de veículos da empresa, é possível estabelecer o consumo médio de combustível para cada padrão. Assim, basta pesquisar a média de consumo da categoria e o valor médio do combustível e dividir o preço pelo consumo.

Por exemplo, se a gasolina local custa R$ 6,00/L e o consumo médio do carro na cidade é de 10 km/L, você faz a conta 6 ÷ 10 (variável 0,6). Então, cada quilômetro rodado custa R$ 0,60 para a empresa.

3. Limpeza

É importante considerar o custo da limpeza de um carro. Para isso, é necessário entrar acordo entre empresa e funcionário para determinar quantas vezes o carro deve ser lavado por mês. O cálculo é feito pela divisão entre o valor da lavagem e o km rodado no período.

Logo, se a lavagem por mês custa o total de R$ 100,00 e o carro rodou 10 mil km, o custo da limpeza é de R$ 0,01 por quilômetro.

4. Depreciação

Calcular a depreciação do carro depende do acordo com a empresa para o período anual de renovação do veículo e a taxa percentual de desvalorização estabelecida pela Tabela Fipe.

Por exemplo, se o valor de um carro é de R$ 30 mil e sua taxa de depreciação é de 10%, após um ano, o mesmo carro deve sofrer uma desvalorização de R$ 3 mil reais. Logo, se o colaborador rodou 10 mil km, o custo da depreciação total é de R$ 0,3 por km.

5. IPVA, seguro e licenciamento

Se considerar o gasto fixo com impostos e seguro, deve dividir o custo pelo km rodado. Por exemplo, uma despesa anual de R$ 1 mil dividido por 10 mil km rodados, a despesa é de R$ 0,1 por km.

Como calcular o km para reembolso

O cálculo para saber quanto um colaborador gera de despesa por km rodado pode ser feito a partir da soma de todos os valores. Então, considerando que ele rodou 10 mil km no mês, o custo é:

O valor para reembolso total neste exemplo é de R$ 10,2 mil.

Como montar uma planilha de custos

Para organizar as despesas e facilitar o cálculo de reembolso para quilômetros rodados, você pode montar uma planilha de custos a partir de modelos prontos para Excel. Depois, você deve inserir os valores mencionados acima e preencher com a quilometragem rodada.

Se quiser saber como aproveitar mais recursos, veja 15 dicas. básicas para aprimorar suas planilhas.